Uso e storage delle e-mail, La conservazione documentale nella P.A.

Nel corso degli anni, in campo informatico, si e' passati dall'anarchia piu' totale a politiche della sicurezza rigorose fino ad una paranoia paralizzante. Un esempio:
Uso abitualmente la posta, per lavoro, da almeno una decina di anni ed ho provveduto personalmente, finora, al back up ed alla conservazione delle e-mail in arrivo e in partenza.
Attualmente la situazione e' questa:
1. non e' piu' possibile vedere la vecchia posta salvata nei file di back up creati con vecchie versioni di outlook express (di cui ora ci e' stato precluso l'uso) o di MS outlook (che non legge i bkup di precedenti versioni del programma);
2. lo spazio attualmente disponibile per la posta e' inadeguato rispetto alle esigenze;
3. con ms exchange (che ci obbligano ad usare) non ci e' possibile fare un bkup dei dati in locale;
4. ll bkup viene effettuato periodicamente dal sistema salvando I dati su un server su cui, pero', abbiamo a disposizione uno spazio limitato.

In definitiva: per quanto tempo riusciremo a leggere e conservare le nostre-mail?

Mi chiedo se qualcuno si sia posto il problema della conservazione documentale nel momento in cui ha previsto un grosso impulso all'uso della posta elettronica nella P.A.

Ma non lo sanno che la p.a. deve avere una memoria da elefante?

Anche da noi c'è un problema analogo: stanno cercando di eliminare l'uso della posta elettronica in locale, per risparmiare le spese di configurazione e manutenzione dei programmi di posta elettronica che lavorano sui singoli PC. Questo significa lasciare tutte le e-mail sul server, automatizzando l'archiviazione a scadenze predefinite, magari su un server diverso ma pur sempre con uno spazio limitato.

Quando ho chiesto ad un tecnico del nostro servizio di assistenza come pensavano di risolvere il problema dello spazio esaurito, visto che, presto o tardi, il server si sarebbe saturato di e-mail, mi ha risposto che gli utenti avrebbero dovuto eliminare la posta superflua, tanto secondo lui la maggior parte della posta che gira è fatta di spam.

E' stato inultile fargli notare che è interesse di ciascun utente liberarsi al più presto dello spam, per evitare di affogarci, e che per risolvere il problema non contassero troppo sul preconcetto che la maggior parte della posta che gira è "cartaccia"; è stato inutile anche spiegargli che in una amm.ne pubblica bisogna lasciare traccia di tutto, non come nel privato dove, se non fosse perché la legge lo vieta per un po', potrebbero pure buttare via tutto dopo aver concluso il contratto e consegnato la merce; il grand'uomo ha allargato le braccia e fatto spallucce.
Tanto quando il problema sarà evidente la sua ditta probablmente lavorerà altrove, o forse sarà proprio questa l'occasione per un nuovo appalto.

Mi ha fatto venire in mente che mio nonno una volta mi ha raccontato di un tizio che quando veniva chiamato per riparare un tetto ne approffittava per rompere di nascosto qualche tegola da un'altra parte, così si era assicurato un nuovo lavoro in prospettiva non troppo lontana.
Mi sa che questo sistema si usa ancora, magari non solo coi tetti.

Non vi preoccupate: vista la superficialità con cui si scartano gli atti di archivio da un po' di tempo, con il digitale faranno solo più presto a buttare via la roba che secondo loro è vecchia.
Fra un po' non avremo nemmeno più storia, figuriamoci i documenti.